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Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein leistungsstarkes Agenturteam (+Praxisfall)

Aktualisiert: vor 4 Tagen


Unternehmer, Agenturinhaber, erfolgreich

Eines der größten Herausforderungen für Agenturen ist es, die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben zu finden und einzusetzen. Oft sind Mitarbeiter mit vielen verschiedenen Tätigkeiten betraut, ohne dass ihre Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Dies führt zu Ineffizienz, Überforderung und mangelnder Motivation.


In diesem Blogbeitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du Rollen richtig definierst, um nachhaltig ein leistungsstarkes, motiviertes und vor allem eigenständiges Agenturteam aufzubauen. Dazu zeige ich viele Beispiele aus unseren Beratungspraxis mit echten Agenturen.


Rollen schaffen Klarheit


Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Einführung klar definierter Rollen. Anstatt Mitarbeiter mit einer Vielzahl von Aufgaben zu überfordern, sollten Agenturen spezifische Rollen schaffen und diese gezielt an die passenden Personen vergeben.


Um das Konzept der Rollenverteilung besser zu verstehen, möchte ich dir eine Analogie vorstellen.


Stell dir vor, du gehst mit fünf Freunden eine Woche lang in Kroatien segeln. Euer Ziel ist klar: Eine unvergessliche Urlaubswoche voller Spaß, Abenteuer, gutem Essen und Trinken sowie einer sicheren Reise.


Durch die gezielte Verteilung der Aufgaben an Bord, wie z.B. das Steuern des Bootes, die Navigation, das Kochen oder die Wartung, kann jede Person ihre Stärken einbringen und das gemeinsame Ziel wird mühelos erreicht.


Genauso verhält es sich in einem Unternehmen: Durch die klare Zuweisung von Rollen können die individuellen Stärken optimal genutzt und der Erfolg des Teams gesichert werden.


Schritt 1: Welche Rollen brauchen wir?


Um unseren Segeltörn erfolgreich zu gestalten, müssen wir die benötigten Rollen definieren. Dabei stellen wir uns eine zentrale Frage:


„Welche Aufgaben sind auf unserem Segeltörn zu erledigen?“


Zunächst sammeln wir alle anfallenden Aufgaben. Jede Aufgabe wird auf einem blauen Kärtchen notiert. Jedes Kärtchen enthält ein „tu-Wort“ und beschreibt eine konkrete Aktivität.



Dann beginnen wir mit der Sortierung: Nimm das erste Kärtchen und schiebe es nach rechts neben die Wolke (dies kannst du idealerweise in einem digitalen Whiteboard wie Miro machen, aber auch an einer physischen Wand).


Nun nimmst du ein zweites Kärtchen und fragst dich: Passt diese Aufgabe inhaltlich zur ersten? Falls ja, schiebe die Aufgabe darunter. Falls nein, stelle sie rechts daneben und eröffne eine neue Spalte.


So gehst du weiter vor, bis alle Aufgaben verteilt sind. Das Endergebnis sieht folgendermaßen aus:



Im Bild siehst du die fertig gruppierten Aufgaben. Jede Spalte repräsentiert eine Rolle.


Wir haben die Aufgaben nach zwei Kriterien untereinander gruppiert:

  • Inhaltliche Zusammengehörigkeit

  • Erforderliche ähnliche Fähigkeiten


Damit unsere Rollen vollständig definiert sind, fehlen noch zwei wichtige Elemente:


Zweck (gelbe Kärtchen): Der Zweck beschreibt in einem Satz, warum wir die Rolle brauchen. Anders gefragt: Was würde uns fehlen, wenn es diese Rolle nicht gäbe?


Titel (rosa Kärtchen): Der Titel bringt prägnant (gerne auch humorvoll) auf den Punkt, worum es in der Rolle geht.


Als Beispiel schauen wir uns die zweite Rolle von links an. Es geht hier offensichtlich um Geld. Es sollen die Finanzen im Blick behalten werden, damit am Ende niemand enttäuscht ist, dass der Segeltörn zu teuer wird.


Welchen Zweck hat diese Rolle? Sie soll für eine solide Finanzierung des Törns sorgen. Damit liegt auch der Titel nahe: Kassenwart.


Auf diese Weise verfahren wir mit den anderen Aufgaben und erhalten unsere fertigen Rollen.



Jede Rolle ist jetzt klar definiert. Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig und voneinander abgegrenzt.


Schritt 2: Mit welchen Personen besetzen wir die Rollen?


Im nächsten Schritt müssen wir die Rollen mit geeigneten Personen besetzen.

Geeignete Personen erkennen wir an zwei Faktoren: Sie müssen „Wollen“ und „Können“!


  • Wollen: Eine Person muss Interesse an der Rolle haben. Es macht keinen Sinn, jemanden zum Kassenwart zu machen, der Zahlen hasst. Oder jemanden zur Landratte zu machen, der kein Interesse an Sehenswürdigkeiten hat und am liebsten den ganzen Tag auf dem Boot bleibt.

  • Können: Die Person muss die notwendigen Fähigkeiten mitbringen. Wir wollen keinen Skipper, der nicht segeln kann, und keinen Bordtechniker, der das Boot eher beschädigt als repariert.

Im Bild siehst du die Besetzung der Rollen in unserem Beispiel.



Was können wir hier erkennen: Jede Person hat mindestens zwei Rollen (Crew-Mitglied und mindestens eine weitere). Es gibt auch Personen, die drei Rollen haben (zum Beispiel der Koch). Das ist grundsätzlich möglich und okay, auch wenn Vorsicht geboten ist. Mehr dazu später im Blogbeitrag.


Die Rolle des Barkeepers ist mit zwei Personen besetzt. Auch das ist möglich. Die beiden Personen können ein Schichtsystem einführen (an ungeraden Tagen Person A, an geraden Tagen Person B), oder die Rolle gleichzeitig ausfüllen (bei sehr trinkfreudigen Truppen eventuell nötig).

Wie finde ich die Rollen in meiner Agentur?


Variante 1: Von Grund auf neu


Beginne damit, eine umfassende Liste aller Aufgaben in deiner Agentur zu erstellen. Dies kannst du selbst initiieren und anschließend deine Mitarbeiter bitten, ihre täglichen Aufgaben beizusteuern. Sortiere diese Aufgaben dann in verschiedene Kategorien, ähnlich wie im Segelbeispiel beschrieben. Auf diese Weise erhältst du schnell einen ersten Entwurf deiner Rollenlandkarte.


Variante 2: Teamworkshop


Organisiere einen Workshop mit deinem Team. Bitte deine Mitarbeiter, ihre täglichen Aufgaben auf blaue Zettel zu schreiben. Der Moderator nimmt dann jedes Kärtchen und erstellt an einer großen Wand die Rollenstruktur. Achte darauf, dass die Moderation gut geführt wird. Wenn du selbst moderierst, bleibe strikt in der Rolle des Moderators.


Variante 3: Mit Vorlage


Diese Methode lässt sich mit Variante 1 oder 2 kombinieren. In unserem Programm arbeiten wir mit praxiserprobten Vorlagen. Wenn du eine solche Vorlage sehen möchtest, schreibe uns an service@dein-freeway.de.


Wähle die Methode, die am besten zu deinem Team und deinen Zielen passt, und bringe Klarheit in die Rollenverteilung deiner Agentur.


 

Freeway-Tipp: Wie du Schritt für Schritt deine Agentur unabhängig von dir machst, lernst du übrigens in unserem gratis Leitfaden für Agenturinhaber: "Die 6 Schritte, wie du deine Agentur unabhängig von dir machst". Direkt hier downloaden.

 

Wie geht es weiter, wenn die Rollen definiert sind?


Nachdem du deine Rollenlandkarte erstellt hast, ist der nächste Schritt, den aktuellen Zustand („Status Quo“) zu analysieren. Du willst herausfinden, wie die Arbeit derzeit auf dein Team verteilt ist. Dafür ist es am besten, dein Team aktiv einzubinden.


Organisiere einen Workshop und präsentiere das Rollenkonzept anhand eines anschaulichen Beispiels (z.B. das Segelbeispiel). Zeige deinem Team die erstellte Rollenlandkarte und gib ihnen folgende Aufgabe:


Markiere jedes blaue Kärtchen mit deinem Namen, wenn diese Aufgabe derzeit bei dir liegt.


In der Regel zeigt sich dann folgendes Bild: Die Aufgaben sind kreuz und quer über die verschiedenen Rollen auf deine Mitarbeiter verteilt. Die Rollen sind noch nicht klar an Personen gebunden.


Mit dieser Methode erhältst du einen klaren Überblick über die aktuelle Verteilung der Aufgaben und kannst gezielt daran arbeiten, die Rollen klarer zu definieren und effizienter zu gestalten.





Nächste Schritte für ein leistungsstarkes Agenturteam: Wollen und Können


Jetzt ist es an der Zeit, die Zukunft deiner Agentur aktiv zu gestalten. Dein Ziel: Eine klare Rollenverteilung, bei der jede Position von den bestgeeigneten Mitarbeitern besetzt wird. Die entscheidende Frage lautet daher:


Welche Mitarbeiter übernehmen zukünftig welche Rollen? Hierbei gilt ein einfaches Prinzip: Wollen UND Können.


Eine Rolle wird nur dann zugewiesen, wenn beide Kriterien erfüllt sind.


Wollen findest du in persönlichen Gesprächen heraus. Mithilfe der Rollenlandkarte können deine Mitarbeiter schnell angeben, wofür sie sich interessieren.


Können bewerten wir mit einer eigens entwickelten Skillmatrix, die wir in unseren Programmen einsetzen. Ganz grob erklärt, funktioniert es so:


  1. Definition der Skills: Zunächst legen wir fest, welche Fähigkeiten für die verschiedenen Rollen notwendig sind.

  2. Anforderungen pro Rolle: Anschließend bestimmen wir, welche Skills jede Rolle erfordert.

  3. Bewertung der Mitarbeiter: Wir bewerten die Skills jedes Mitarbeiters und unser Tool zeigt den aktuellen Skill-Match (oder Mismatch) eines Mitarbeiters zu einer Rolle.





Dieser Prozess der Rollenzuteilung benötigt Zeit und viele Gespräche, aber es lohnt sich. Am Ende hast du eine klare Rollenverteilung mit Mitarbeitern, die sowohl wollen als auch können.



Ein Beispiel aus der Praxis


Im nächsten Bild siehst du einen Ausschnitt der Rollenlandkarte eines unserer Agenturkunden. Insgesamt hat dieser Kunde 38 Rollen identifiziert. Möchtest du die gesamte Rollenlandkarte sehen? Schreib uns einfach an service@dein-freeway.de.




Die 8 positiven Effekte der Rollenzuteilung


Effekt 1: Klarheit im Team

Klare Rollen sorgen für Transparenz darüber, wofür jeder Mitarbeiter zuständig ist und was nicht in seinen Aufgabenbereich fällt. Dein Team wird es dir danken.


Effekt 2: Stärkenorientierte Entwicklung

Durch das Prinzip "Wollen und Können" erfolgt die Arbeitsteilung stärkenbasiert, was die Mitarbeiterentwicklung erleichtert.


Effekt 3: Übersichtliche Rollenverteilung

Du erkennst auf einem Bild, wie viele Rollen du eigentlich hast. Gleichzeitig hast du alles in der Hand, um das zu ändern: Du musst „nur“ deine Rollen an geeignete Mitarbeiter übertragen. Dies gelingt in der Regel einfacher, als man glaubt.


Effekt 4: Erkennen von Fehlbesetzungen

Fehlbesetzungen werden schnell sichtbar. Wir visualisieren die Rollen in Miro mit farbigen Rahmen: Grün für Zufriedenheit, Orange für Entwicklungspotenzial, Rot für Handlungsbedarf. Oft lässt sich eine bessere Rolle für den Mitarbeiter finden.

Effekt 5: Überlastung vermeiden

Häufig übernehmen Schlüsselmitarbeiter zu viele Rollen. Das wird auf der Rollenlandkarte sofort ersichtlich und fordert zum Nachdenken über Prioritäten und Fokus auf.


Effekt 6: Unbesetzte Rollen identifizieren

Unbesetzte Rollen werden schnell erkannt. Dies ist nicht zwangsläufig ein Problem, solange es bewusst entschieden wurde.


Effekt 7: Notwendige Diskussionen

Notwendige Diskussion werden endlich geführt. Durch die Unterscheidung der 2 Rollen „Product Manager“ und „Creative Direction“ haben diese 2 Inhaber einer Agentur endlich eine längst überfällige Diskussion geführt. Die Rolle des Product Managers wurde nicht ausgefüllt, was zu diversen Problemen geführt hat (letztlich zur Umsatzstagnation). Letztlich haben die beiden sich die Rollen aufgeteilt, und die strategischen Skills von Hans (*erfundener Name) haben dazu geführt, dass letztlich eine Strategie gefunden wurde, die zu massivem Wachstum führte.


Effekt 8: Fokus schaffen

Klare Rollendefinitionen zeigen schnell, wo der Fokus fehlt. So konnten wir einem Kunden helfen, durch klare Rollentrennung und Fokussierung auf bewährte Kundenbeziehungen nachhaltiges Wachstum zu erzielen.


Fazit


Ein Spitzen-Team für deine Agentur aufzubauen erfordert ein strukturiertes Rollenkonzept. Durch klare Rollendefinitionen fokussierst du das gesamte Team und gewährleistest, dass jeder Mitarbeiter seine Stärken optimal einbringen kann.


Du stehst in deiner Agentur vor der Herausforderung, dir ein eigenständiges Team aufzubauen? Lass uns in einem persönlichen Gespräch gemeinsam die besten Strategie für dich entwickeln. Such dir hier deinen Termin aus.


 

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