Hast du viele Ideen, Vorhaben und Pläne, die du dringend angehen möchtest? Studien zeigen, dass nur die Hälfte der Projekte in Unternehmen erfolgreich abgeschlossen werden, also innerhalb des Budgets, innerhalb des Zeitrahmens und mit guten Ergebnissen. In diesem Artikel möchte ich dir einen Weg aufzeigen, wie du Projekte erfolgreich managen kannst und vermeidest, dass sie im Sande verlaufen.
Der Schlüssel: Die Motivation des Teams
Ein häufiger Fehler in der Projektleitung ist es, Projekte zu voreilig zu starten, ohne die Motivation des Teams ausreichend zu berücksichtigen. Der größte Engpass in Projekten ist oft nicht die Zeit, sondern die Motivation der beteiligten Mitarbeiter. Projekte bedeuten oft zusätzliche Arbeit und noch mehr Erwartungsdruck. Scheitern Projekte, ist der Schuldige schnell gefunden – das Projektteam.
Fokus auf wenige Projekte
Es ist keine gute Idee, ein Projekt nach dem anderen zu starten. Ein typisches Szenario in kleinen Unternehmen zeigt, dass oft viele Projekte gleichzeitig angegangen werden. Das kann zu Überforderung und Frustration bei den Mitarbeitern führen. Ein Beispiel: In einem mittelständischen Unternehmen, für das ich tätig war, wurden 86 Sonderprojekte innerhalb eines Jahres bearbeitet – das Resultat war niederschmetternd. Daher mein Rat: Beschränke dich auf wenige, gut durchdachte Projekte.
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Schritt 1: Starte, stelle zurück oder streiche Projekte
Bevor ein Projekt gestartet wird, solltest du dir über das Ziel im Klaren sein. Stelle dir folgende Fragen:
Was erwarte ich von dieser Maßnahme?
Warum sollten wir ausgerechnet jetzt damit anfangen?
Was sind mögliche Folgen, wenn wir diese Maßnahme jetzt nicht angehen?
Diese Fragen helfen, den richtigen Zeitpunkt und die Notwendigkeit eines Projekts zu bestimmen. Erst wenn du überzeugt bist, dass das Projekt sinnvoll ist, sollte es auf die Projektliste kommen.
Schritt 2: Ziele des Projekts festlegen
Jedes Projekt sollte klare Ziele haben. Das verhindert Ressourcenverschwendung und sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, warum sie an dem Projekt arbeiten. Ein Beispiel: Bei der Entwicklung einer LinkedIn-Strategie hatten wir zwei Hauptziele:
Steigerung der Bekanntheit des Unternehmens innerhalb der Zielgruppe.
Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgeber bei potenziellen Kandidaten.
Schritt 3: Ein gutes Projektteam zusammenstellen
Das Projektteam sollte sorgfältig ausgewählt werden. Es geht nicht nur darum, Leistungsträger oder wenig ausgelastete Mitarbeiter einzubeziehen, sondern ein ausgewogenes Team zu bilden. Wichtige Eigenschaften sind Veränderungsbereitschaft, Branchen- oder Fachkenntnisse und eine positive Einstellung.
Schritt 4: Rahmenbedingungen im Steckbrief festlegen
Die Rahmenbedingungen eines Projekts müssen klar definiert sein. Dazu gehören:
Arbeitszeit des Projektteams (innerhalb oder zusätzlich zur Arbeitszeit)
Priorisierung anderer Arbeiten
Vergütung oder Incentivierung der Projektarbeit
Maximaler Zeiteinsatz und Budget
Fahrplan und Meilensteine
Ein Projekt-Steckbrief hilft dabei, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung arbeiten und Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können.
Schritt 5: Anerkennung und Feedback
Regelmäßiges Feedback und Anerkennung sind entscheidend für den Projekterfolg. Es zeigt dem Team, dass du das Projekt ernst nimmst und unterstützt. Anerkennung fördert das Engagement und die Motivation des Teams und trägt zu einer positiven Dynamik bei. Feier gemeinsam auch kleine Erfolge und zeige Dankbarkeit für die Extraleistungen des Projektteams.
Fazit: Projekte erfolgreich managen
Projekte erfolgreich managen bedeutet mehr als nur gute Planung und Ressourcenzuweisung. Es geht darum, die Motivation des Teams hochzuhalten, klare Ziele zu setzen, ein ausgewogenes Team zusammenzustellen und die Rahmenbedingungen festzulegen. Regelmäßiges Feedback und Anerkennung sind ebenso wichtig, um das Team zu unterstützen und die Erfolgschancen zu maximieren. Indem du diese Schritte befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine Projekte nicht im Sande verlaufen, sondern erfolgreich abgeschlossen werden.
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